Ein Beitrag von KOMquadrat GmbH - Agentur für Kompetenzentwicklung
Der schnellste Weg einen ersten Kontakt zu einem potenziellen Arbeitgeber herzustellen ist sicherlich der Griff zum Telefon. Im Rahmen einer Initiativbewerbung dient die telefonische Kontaktaufnahme vor allem dazu, schon im Vorfeld abzuklären, ob eine ausführliche Bewerbung sinnvoll ist. Wenn Sie sich auf eine Anzeige bewerben möchten, kann ein vorgeschaltetes Telefonat ebenfalls zweckmäßig sein. Sie können auf diesem Weg über das Stellenangebot hinausgehende Informationen einholen.
Wenn es Ihnen gelingt, schon am Telefon Interesse an der eigenen Person zu wecken, bedeutet dies einen Vorsprung, der sich in einer besonderen Aufmerksamkeit für Ihre schriftlichen Unterlagen niederschlagen wird. Mangelnde Vorbereitung kann aber dazu führen, dass wertvolle Informationen schlecht formuliert, ungeschickt verpackt oder zu einem ungünstigen Zeitpunkt abgegeben werden. Geschulte Personalfachkräfte stellen für den Bewerber das Risiko dar, ungewollt ausgefragt und beurteilt zu werden.
Gesprächsvorbereitung
Ein großes Problem bei der telefonischen Kontaktaufnahme ist es den richtigen Gesprächspartner zu erreichen. Wer ist der richtige Gesprächspartner? Und sitzt dieser in der Personalabteilung, in einer Fachabteilung oder in einer Niederlassung vor Ort? Legen Sie sich schon im Vorfeld zurecht, wie Sie sich am Telefon verhalten.
Sammeln Sie vor Ihrem Telefonat schon Informationen über das Unternehmen beziehungsweise die Branche. Auch wenn Sie sich auf eine Anzeige bewerben und aufgrund Ihres Studiums der Anzeige schon einiges Wissen mitbringen, demonstrieren Sie durch Zusatzwissen Ihr Interesse. Wenn Sie es schaffen Interesse für Ihre Bewerbung zu wecken und sich Ihr Ansprechpartner Zeit für Sie nimmt, dann müssen Sie auf dessen Fragen vorbereitet sein. Gerade dann, wenn Sie ein solches Telefonat als Belastungssituation empfinden, kann es hilfreich sein Lebenslauf und Zeugnisse bereit zu legen, Ihre persönliche Potenzialanalyse parat zu haben und Ihre Antworten für die wichtigsten Fragen im Vorstellungsgespräch griffbereit zu haben. Natürlich sollten Sie sich so vorbereiten, dass Sie Ihre Antworten nicht ablesen müssen. Die Unterlagen sollten mehr der Beruhigung und moralischen Unterstützung dienen.
Zu Ihrer Gesprächsvorbereitung gehört es auch, Ihre Gesprächsziele schriftlich zu fixieren. Gesprächsziele könnten darin bestehen, bestimmte Informationen zu erhalten, wie einen Adressaten für die schriftliche Bewerbung oder zusätzliche Informationen zum Tätigkeitsgebiet einzuholen. Ein Gesprächsziel wird immer sein, so viel Interesse zu wecken, dass Sie aufgefordert werden Ihre Bewerbungsmappe zu schicken. Vorsicht: Nicht immer ist die Aufforderung Ihre Unterlagen zu schicken ein Hinweis auf das Interesse Ihres Gesprächspartners. Oft genug ist genau das Gegenteil der Fall und man will Sie möglichst schnell los werden, was erfahrungsgemäß auf diesem Weg am besten klappt.
Notieren Sie sich einige eigene Fragen und Argumente, die über die klassischen Informationen hinausgehen und Ihr Interesse an dem Unternehmen demonstrieren. Wie beim Telefonmarketing sollten Sie sich einen Gesprächsleitfaden zurechtlegen, der kurze ‚Werbeargumente’ beinhaltet. Telefonprofis haben ein solches Gesprächsskript vorbereitet und haben sich im voraus damit beschäftigt, wie sie auf die typischen Einwände reagieren. Es hilft Ihnen dabei alle wichtigen Fragen zu stellen und wesentliche Informationen für Ihren Gesprächspartner weiterzugeben.
In das Gesprächsskript sollten Sie mögliche Einwände Ihres Gesprächspartners einbauen. Wie würden Sie reagieren, wenn man Ihnen die folgenden Einwände entgegen bringt? Lassen Sie sich abschrecken, entmutigen und aus dem Konzept bringen oder legen Sie vielleicht sogar auf, ohne Ihre Gesprächsziele zu erreichen? Oder reagieren Sie souverän und haben Sie eine passende Antwort parat?
Übung
Welche weiteren Einwände begegnen Ihnen häufig? Wie wollen Sie diesen Ausflüchten in Zukunft begegnen?
Dass ein Gesprächspartner mit Einwänden reagiert ist verständlich. Immerhin reißt Ihr Anruf ihn aus seiner aktuellen Tätigkeit heraus. Und vielleicht steht sein Telefon schon seit geraumer Zeit nicht still.
Wenn Ihr Gesprächspartner also etwas unwillig reagiert, so sehen Sie darüber hinweg und bleiben Sie freundlich. Wenn Sie mehr als zwei Einwänden begegnen müssen, dann können sie davon ausgehen, dass Ihr Gesprächspartner momentan tatsächlich kein Interesse hat. Er will dies nicht offen aussprechen, vielleicht um nicht unfreundlich zu erscheinen. Treiben Sie ihn jetzt nicht weiter in die Enge. Bedanken Sie sich für das Gespräch und entscheiden Sie selbst, ob eine Bewerbung sinnvoll ist oder ob Sie es in einigen Wochen noch einmal telefonisch versuchen wollen.
Treten Sie allen Einwänden freundlich, selbstsicher und souverän entgegen. Versuchen Sie Ihre Gesprächsziele zu erreichen, tun Sie das aber nicht auf Biegen und Brechen. Sie wollen schließlich niemanden verärgern. Bieten Sie Ihrem Gesprächspartner eine Lösung für dessen Problem an und behalten Sie dabei die Initiative auf Ihrer Seite.
Zuletzt sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wann der richtige Zeitpunkt für Ihre Telefonaktion ist. Zum einen müssen Sie motiviert und gut vorbereitet sein, zum anderen sollten Sie einen guten Zeitpunkt für Ihren potenziellen Gesprächspartner abwarten. Erfahrungsgemäß verteilen sich Störungen nicht gleichmäßig über den ganzen Tag hinweg, manche Gesprächspartner haben eine Sprechstunde und es gibt Zeiten, zu denen wahrscheinlich niemand zu erreichen ist, beispielsweise zu früh am Morgen oder während der Mittagspause. Erfahrungsgemäß sind gute Telefonzeiten Dienstag bis Donnerstag zwischen 10.00 Uhr und 12.00 Uhr und ab 14.00 Uhr.
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